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Politique de protection des renseignements personnels
Politique de protection des renseignements personnels


1. DESCRIPTION

La politique de la Fiducie Desjardins (la Fiducie) concernant la protection des renseignements personnels établit les orientations et les règles que la Fiducie se donne et qu'elle s'engage à respecter pour assurer la confidentialité et la protection de tous les renseignements personnels qu'elle recueille, détient, utilise ou communique concernant ses clients.

La présente politique explique comment la Fiducie protège les renseignements personnels de ses clients dans le cadre de la prestation de services financiers. La présente politique décrit aussi les principes appliqués pour protéger les renseignements personnels de ses clients lors de l'exercice de ses activités au Canada tant intra provinciales qu'inter provinciales.


2. RAISON D'ÊTRE

Outre le fait que la Fiducie est soucieuse du respect des lois, elle prend très au sérieux toutes les questions relatives à la protection des renseignements personnels et elle s'engage à prendre les mesures requises pour assurer et préserver l'exactitude, la confidentialité, la sécurité et le caractère privé des renseignements personnels de ses clients. L'adoption et le respect d'une politique concernant la protection des renseignements personnels contribuent à démontrer cet intérêt et devraient se traduire par un sentiment de confiance accru de la part des clients à l'égard de la Fiducie.


3. CHAMP D'APPLICATION

Tous les employés, dirigeants et administrateurs de la Fiducie doivent respecter la présente politique et le processus de protection des renseignements personnels mis en place par la direction de la Fiducie.


4. TERMINOLOGIE

Aux fins de l'application de la présente politique, les mots et expressions qui suivent signifient :

  • 4.1 « consentement » Acquiescement libre et éclairé obtenu conformément aux lois applicables. Selon le cas, le client peut exprimer son consentement de vive voix, par écrit ou par voie électronique.

  • 4.2 « liste nominative » Une liste de noms, adresses ou numéros de téléphone de personnes physiques, constituée ou non à partir d'un dénominateur commun.

  • 4.3 « marketing direct » Promotions ciblant des clients dont les renseignements personnels révèlent qu'un produit ou service financier est susceptible de les intéresser. Le marketing direct comprend les initiatives de télémarketing et d'envois par la poste ou par courrier électronique, mais exclut les relevés émis régulièrement, les encarts joints aux relevés, les messages des guichets automatiques Desjardins, les annonces des babillards électroniques ou les sites Web.

  • 4.4 « client » Personne qui utilise ou a l'intention d'utiliser un produit ou un service financiers de la Fiducie.

  • 4.5 « Mouvement Desjardins » Il s'agit collectivement de l'ensemble des composantes du Mouvement Desjardins .

  • 4.6 « produits et services financiers » S'entendent notamment, mais sans s'y limiter, des dépôts, services financiers personnels, services de fiducie, de garde de titres et services de planification financière.

  • 4.7 « renseignements personnels » Tout renseignement sur un client qu'il ou elle fournit à la Fiducie, qui a été recueilli auprès d'un tiers conformément à la présente politique et aux lois applicables, ou qui a été produit par une composante du Mouvement Desjardins.

  • 4.8 « tiers » Particulier ou organisation autre qu'une composante du Mouvement Desjardins.


5. COLLECTE, UTILISATION ET COMMUNICATION

  • 5.1 Sous réserve d'exigences prévues aux lois applicables, la Fiducie ne recueille, n'utilise et ne communique des renseignements personnels sur ses clients que pour :
    • (a) comprendre les besoins du client;
    • (b) déterminer si les produits et services financiers auxquels souscrivent les clients sont adéquats pour leurs besoins;
    • (c) proposer des produits et services financiers qui répondent mieux aux besoins du client;
    • (d) établir et gérer les produits et services financiers qui répondent à ces besoins;
    • (e) fournir aux clients des produits et services financiers courants;
    • (f) satisfaire aux exigences des lois et règlements;
    • (g) exercer des activités de marketing direct.


  • 5.2 La Fiducie peut utiliser des renseignements relatifs aux dépôts d'un client, à ses placements, à son crédit et autres renseignements personnels dont elle dispose à son sujet, y compris la façon dont le client utilise les produits et services financiers du Mouvement Desjardins, et ce, dans le but de le renseigner davantage sur les produits et services financiers du Mouvement Desjardins.

  • 5.3 Sous réserve de restrictions légales et contractuelles et de l'article 8 de la présente politique, la Fiducie peut partager les renseignements personnels concernant un client avec d'autres composantes du Mouvement Desjardins, de manière à ce qu'elles puissent directement le renseigner sur leurs produits et services financiers. Cet échange de renseignements personnels ne se fera toutefois que si le client a signé le « Consentement Desjardins » et a pris connaissance du dépliant d'accompagnement « Le consentement Desjardins, j'en profite! ».


6. CONSERVATION

  • 6.1 La Fiducie peut, sous réserve des lois applicables, conserver dans ses dossiers les renseignements personnels d'un client aussi longtemps qu'il le faut aux fins précitées, même si un individu cesse d'être un client.


7. CONSENTEMENT

  • 7.1 Sous réserve des exceptions prévues ou permises par les lois applicables, la Fiducie ne recueille, n'utilise et ne communique de renseignements personnels sur ses clients pour les fins énumérées à l'article 5.1 ou pour toute autre fin, qu'avec le consentement préalable de ceux-ci. Ce consentement est donné par le client à l'occasion de différentes prestations de services financiers.

  • 7.2 Si la Fiducie recueille des renseignements personnels auprès de tiers (comme par exemple des agences d'évaluation de crédit ou autres, des employeurs, des hôpitaux, etc.) ou communique avec ceux-ci pour vérifier ou compléter des renseignements personnels, elle ne le fait, sous réserve des lois applicables, qu'avec le consentement préalable du client concerné.

  • 7.3 Sauf dans les cas mentionnés ci-dessous, chaque fois que la Fiducie communique une information conformément à la présente politique, elle consigne dans ses registres, dans la mesure où il est raisonnable de le faire, la nature de cette information, la date à laquelle elle a été transmise et l'identité du tiers ou de la composante du Mouvement Desjardins à qui elle a été fournie. Font exception à cette règle, des renseignements personnels communiqués pour des opérations courantes, telles que la transmission de renseignements à des entreprises agissant à titre de mandataire de la Fiducie, la production de relevés et autres documents destinés à Revenu Québec et à l'Agence du revenu du Canada, l'actualisation des données auprès des bureaux concernés et la communication avec des tiers pour des chèques sans provision.

  • 7.4 Sous réserve d'obligations légales et contractuelles, un client peut refuser son consentement pour la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels le concernant ou le retirer en tout temps. Si un client ne veut pas que la Fiducie recueille, utilise ou communique ses renseignements personnels pour une fin quelconque ou communique avec lui par la poste ou par téléphone, le client peut prendre les mesures nécessaires à cet effet auprès de la Fiducie. Si toutefois un client refuse ou retire un tel consentement, la Fiducie pourrait ne pas être en mesure de fournir au client ou de continuer à lui fournir certains produits, services ou renseignements susceptibles de l'intéresser ou qu'il a requis.


8. LISTES NOMINATIVES

Les composantes du Mouvement Desjardins, peuvent se constituer et communiquer à des tiers et à d'autres composantes du Mouvement Desjardins une liste nominative de leurs membres/clients respectifs à des fins de prospection commerciale ou philanthropique. Le client de la Fiducie concernée peut en tout temps demander à la Fiducie de retirer son nom des listes nominatives de la Fiducie.


9. SOUS-TRAITANTS ET PRESTATAIRES DE SERVICES

Les renseignements personnels d'un client peuvent être communiqués aux agents et sous-traitants de la Fiducie et à des prestataires de services pour des services tels que le traitement des données, l'impression des chèques ou des cartes de crédit, la préparation ou l'envoi des relevés, le recouvrement de créances ou le traitement des réclamations. Dans de telles circonstances, la Fiducie exige qu'ils n'utilisent pas ces informations à d'autres fins que celles de lui fournir le service en question. Ces sous-traitants et prestataires de services doivent également s'engager à prendre toutes les mesures nécessaires pour protéger les renseignements personnels portés à leur connaissance durant la période de prestation des services. Ces engagements sont valides autant pendant, qu'après la période de prestation des services.


10. RENSEIGNEMENTS DÉNOMINALISÉS

La Fiducie peut utiliser et communiquer des renseignements concernant un client à des fins de statistiques, d'analyses de marché, et de segmentation, dans la mesure où un client ne peut d'aucune manière être identifié et qu'aucun lien ne peut être effectué entre le client et le renseignement utilisé ou communiqué.


11. EXACTITUDE DES RENSEIGNEMENTS

  • 11.1 La Fiducie s'efforce raisonnablement d'assurer la mise à jour, l'exactitude et l'intégrité des renseignements personnels qu'elle détient sur ses clients. Il est toutefois de la responsabilité de chaque client d'informer promptement la Fiducie d'un changement de nom, d'adresse ou de toute autre modification pertinente à apporter aux renseignements personnels le concernant.


  • 11.2 Si un client croit que certains renseignements personnels le concernant sont inexacts ou erronés, la Fiducie l'encourage à demander l'accès à son dossier pour vérifier l'exactitude de ces renseignements et lui donne l'opportunité d'y effectuer toute correction ou mise à jour, s'il y a lieu.

12. DROITS D'ACCÈS ET DE CORRECTION

  • 12.1 Sous réserve des restrictions légales applicables, en tout temps un client peut demander d'être informé de l'existence, de l'utilisation et de la communication de ses renseignements personnels. Il lui suffit de se présenter à la Fiducie ou d'écrire pour avoir accès aux renseignements personnels le concernant. Pour des fins de sécurité, le client doit prouver son identité avant d'accéder aux renseignements personnels le concernant.


  • 12.2 Sur réception d'une demande d'accès, la Fiducie communiquera au client les renseignements qu'elle détient à son sujet dans les trente (30) jours suivant la réception de la demande, à moins qu'une prolongation de ce délai soit accordée conformément aux lois applicables le cas échéant. Si des frais sont exigés pour la recherche d'information, le client en est avisé à l'avance et il peut, s'il le désire, retirer sa demande ou contester le caractère raisonnable des frais.

  • 12.3 Tout client ayant une déficience sensorielle peut avoir accès, sur demande et auprès de la Fiducie, aux renseignements personnels le concernant dans un format lui permettant de lire ou d'écouter ces renseignements, si un tel format est disponible. Si un tel format n'est pas disponible, la Fiducie convertira les renseignements personnels pertinents dans le format requis s'il est raisonnable de le faire.

  • 12.4 Si la demande d'accès d'un client est refusée, la Fiducie doit, sous réserve des restrictions législatives applicables, l'informer des motifs pour lesquels elle a refusé la demande.

13. MESURES DE PROTECTION

  • 13.1 Toujours dans le but de garder la confiance de ses clients, la Fiducie a mis en place des mesures pour assurer et préserver la confidentialité, la sécurité et le caractère privé des renseignements personnels de ses clients.

  • 13.2 Les employés de la Fiducie ont pris connaissance de la présente politique et doivent s'engager à s'y conformer et à respecter le caractère privé des renseignements personnels concernant les clients. En plus de la présente politique, les employés de la Fiducie doivent respecter le Code d'éthique et de déontologie les concernant.

  • 13.3 Tel que mentionné ci-dessus, les sous-traitants et prestataires de services avec qui font affaire la Fiducie doivent s'engager à protéger la confidentialité et le caractère privé des renseignements personnels qui leurs sont communiqués pour les fins des services qu'ils leurs rendent.

  • 13.4 La Fiducie a également mis en place d'importantes mesures de sécurité pour protéger ses systèmes d'information. Seul le personnel autorisé a accès aux installations où les renseignements personnels sont reçus, traités ou conservés. De plus, les systèmes informatiques et les procédures de traitement des données font l'objet de mesures de sécurité appropriées comme les mots de passe, le cryptage sécuritaire de l'information, les contrôles d'accès aux applications et banques de données, les pare-feu, les systèmes antivirus et les systèmes de détection d'intrusion, lesquelles sont revues sur une base continue afin de garantir la sécurité des opérations et la confidentialité des données traitées. De plus amples renseignements au sujet des mesures de protection précises relatives aux services transactionnels et formulaires de demande en ligne figurent sur le site Web : www.desjardins.com.

  • 13.5 Lorsque la Fiducie estime qu'elle n'a plus besoin des renseignements personnels pour les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, elle les détruit ou les efface, sous réserve des lois applicables et conformément aux politiques de conservation et de destruction internes de la Fiducie.

14. QUESTIONS/PLAINTES/RECOURS

  • 14.1 Un client peut s'adresser à la Fiducie pour lui faire part de toute question, suggestion, insatisfaction ou de tout commentaire qu'il estime important. Plus particulièrement, la Fiducie a désigné une personne responsable pour répondre à toutes questions des clients concernant les renseignements personnels qu'elle possède à son égard ou concernant le respect par celle-ci de la présente politique. Cette personne est également responsable d'informer le client de la procédure de règlement des plaintes applicable.

  • 14.2 Si un client est insatisfait des résultats obtenus auprès de la Fiducie ou, en dernier recours, auprès de l'ombudsman du Mouvement Desjardins, il peut communiquer avec l'autorité gouvernementale responsable de la protection des renseignements personnels du lieu où il réside.

15. MODIFICATION À LA POLITIQUE


La Fiducie se réserve le droit de modifier la présente politique en tout temps. Les nouvelles versions de la politique seront disponibles sur demande auprès de la Fiducie. La Fiducie encourage ses clients à consulter régulièrement son site Web afin qu'ils soient au courant, en tout temps, de la plus récente version de cette politique.

16. UTILISATION DE FICHIERS TÉMOINS (COOKIES)

Des fichiers témoins sont utilisés dans notre site. Ces fichiers permettent d'identifier votre navigateur d'une visite à l'autre et d'une page à l'autre, de façon à faciliter votre accès et votre navigation à l'intérieur de notre site. Les fichiers témoins ne peuvent être lus que par le site Web qui les transmet à votre ordinateur.

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17. Google Analytics

Desjardins utilise le service d'analyse Google Analytics sur les sites Internet de Desjardins (ci-après : les « Sites ») ainsi que dans les applications mobiles de Desjardins (ci-après : les « Applications »). Ce service est fourni par Google inc. (ci-après : « Google »). Desjardins utilise conjointement avec des tiers fournisseurs des identifiants propriétaires et des identifiants tiers. Google Analytics utilise des fichiers témoins et d'autres identifiants uniques, qui sont des identifiants anonymes placés sur votre matériel informatique. Ils aident Desjardins à analyser votre utilisation des Sites et des Applications. Les données recueillies sur le trafic par les fichiers témoins et les autres identifiants uniques concernent notamment votre utilisation des Sites et des Applications (y compris votre adresse IP), qui seront transmises et stockées par Google sur des serveurs aux États-Unis. Google est susceptible de communiquer les données recueillies à des tiers en cas d'obligation légale ou lorsqu'un tiers traite des données pour le compte de Google. Aucune information permettant à Google de vous identifier n'est transmise.

Google utilisera les informations recueillies dans l'intention :

  • d'évaluer votre utilisation des Sites et des Applications
  • de compiler des rapports sur l'activité des Sites et des Applications
  • de fournir d'autres services relatifs à l'activité des Sites et des Applications et à l'utilisation d'Internet.


18. DoubleClick

DoubleClick est un fichier témoin utilisé par Google Analytics qui recueille des données anonymes. Les fonctionnalités publicitaires de Google Analytics mises en œuvre sur les Sites et qui utilisent DoubleClick sont les suivantes :

  • la création de rapports relatifs aux impressions sur le Réseau Display de Google
  • les intégrations avec la plate-forme DoubleClick et les rapports sur les données démographiques et les centres d'intérêt de Google Analytics.


19. User-ID

La fonctionnalité User-ID est utilisée par Google Analytics sur les Sites et les Applications. Cette fonctionnalité permet d'associer des données relatives à l'interaction issue de différents outils informatiques et de plusieurs sessions à des identifiants uniques. Chaque User-ID représente un utilisateur individuel anonyme dans Google Analytics.

20. Désactivation

Vous pouvez désactiver Google Analytics ou seulement DoubleClick, lors de votre navigation, en sélectionnant les paramètres appropriés à votre navigateur ou outil informatique, les paramètres des annonces, les paramètres des annonces pour mobile ou tout autre moyen disponible, notamment le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics.

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